彼の瞬殺メール術は1日30分トクするどころか「集中力もトク」してた

次のメール文を3秒でつくる人がいました。
驚きました。

i.001

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〜〜様

■●株式会社佐藤です。
いつもお世話になっております。

このたびは標題の件でメールいたしました。

〜〜

よろしくご検討お願いいたします。

佐藤　拝

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そのテクニックには、彼なりの
「今日は昨日と同じことをしない」
という哲学が隠されていて、ぼくもその考え方に心酔しました。

やたらメールだったり、文書だったりをつくるのが早い。
とその人を見てずっと思っていました。

あるとき隣で彼がメールを送る姿を見ていたときのこと。
彼がキーボードを打つ姿に
ぼくは「は！？」と言います。

長い文面を
2,3回キーをタターンと打って変換して、
次の瞬間に文面全てを出してしまいました。

その時間、2秒もかかっていない。
ぼくであれば、早くとも3〜5分はかかるだろう文章です。
（どういう文面にしようかなと考える時間も含め）

どういうことですか！？
と言うと

「え、ユーザー辞書に登録してるだけ」と。

確かに今までユーザー辞書の使い方として
「お」を入れると「おはよう」が出るようにするのは
一般的な使い方としてありましたが、
そんなに長い文章を入れるという考え方はありませんでした。

他にも、彼は
アポ取りのメールもユーザー辞書に入れたり、
企画書の文章もユーザー辞書に入れていました。

企画書なんかもっとぼくと彼の時間の差は開きました。
1時間ほど差ができていました。

秒数以上に大切なこと

IMGP0732 / nachans

メールを毎日書く人であれば、
こんな文章はユーザー辞書に登録せずとも
意識をしなくてもタターンと打ててしまうと思います。

しかし、
大切なことは秒数以上のことだ
と彼は言いました。

彼曰く

「人間１日の中で集中できる時間は限られてるんだから
　昨日考えたことはもう考えるのは集中力の無駄遣い」

ぼく自身も
昨日考えたことをまた考えるのは時間の無駄だ
とは考えていましたが
集中力の無駄、とまでは考えていませんでした。

時間の問題よりも、
今日できるだけ新しいことにエネルギーを注ぎたい。
という彼の意識の表れだったのだと納得しました。

1日の時間を振り返ると
新しいことを考えることよりも
誰かのために見せるための何かを作っている時間は多い。

自分の1日の仕事が思うように進まず、
どんなことに時間を費やしているのだろうと思っていると、
たいていはメールだったり、企画書だったりと、
ある意味で「連絡」と言われるようなこと。

それがいくら単純だと言っても
人間少しずつ、少しずつ、疲れていきます。
その中で、単純な作業でも新しくないことにはできる限り時間と集中力を使わない。

それが彼の哲学だったのです。

だから彼は、やたら3回以上使うような似た文面は、作成し終わった後に
コピーしてユーザー辞書に貼り付けてしまうそうです。
文面が長い時は、
「い」「ろ」「は」「に」「ほ」「へ」「と」と順番を付けて
今度はそれを状況に応じて組み合わせて文章ができるようにしているとのこと。
つまり、彼の場合、文面自体がショートカットキーのようになっている。

そして、考えなくても良い連絡文面は
タターンタターンと文面を組み合わせて提出したり送信していく。

ぼくの場合は、
長い文章はEvernoteに貼り付けておいてショートカットにおいていますけれども、
できるならユーザー辞書にしたほうが早いということは実感しました。

なので、メールの定型文については、
彼の真似をしてユーザー辞書に登録しています。
（Evernoteとユーザー辞書を併用していましたが、明らかにユーザー辞書が速いです）

またサボり症な僕が学生しながら190日以上ブログを毎日「続けている」11のコツまとめで書いた
ショートカットキーを多用するという考え方も彼の影響は大きいです。

ユーザー辞書の使い方ですが、簡単で。

Macであれば、
右上のタスクバーのキーボード選択の項目からユーザー辞書登録できます。
（「あ」の部分）

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