ホントは大事な会議のこと

ミーティングで手抜きしがちな大事なことって何でしょうか？

【１０秒で分かる今日のポイント】
次のミーティングの日を決めることです。

確かに、ミーティングを和やかに進めたり、生産的に進めたりする方法はたくさんあります。
それも重要ですよね。

ただ、どうでしょう。

どんなに優れたミーティング手法を考えたところで
それを実現する場所がまず無いのでは気持ちが萎えてしまいませんか？

それに頭の上ではどんなに完璧な実行計画を立てたところで
実際は必ず予定がずれてきます。
計算上は予定が完璧だとしても
それを実行しているのは人間、日々の仕事以外のことでも様々な障害が出てくるのです。

そのためには上手くいかないことをどうしようと思ってほったらかすなんて自体を避けるために、保険としてミーティングを置いておきます。

だから、次のミーティング日程をいつにするかを決める必要があるのです。

なぜ次のミーティング日程をミーティング中に決めるのか？

そんなのは解散してから日程調整したほうが効率的じゃないかと思うでしょうか？

実はそれが効率的ではないのですね。
離れた場所にいる人たちから会議の約束を取り付けたり、日程を調整することはかなり難しいです。

では、その理由を２つあげます。

理由１．時間がかかりすぎる

理由の一つ目はまずは時間がかかりすぎるからです。

直接会ってみんなで輪になって話でもしていれば、都合の良い日などはすぐに分かります。
ダメならすぐに修正がききます。
けれども、離れるとそうはいきません。

僕もバイトをしていたときなど、シフト調整で電話やメールしまくるのにさんざん時間を取られて、本来の業務ができなくなった時を思い出します。

たしかに今はSkypeやチャットなどウェブ上で多人数とコミュニケーションする方法は沢山あります。
しかし、そもそもそこに集まるまでに日程調整をする必要があります。

また、こんな反論もありそうです。
何も個人個人がネット上で書き込みできる日程調整ソフトが今はあるじゃないかと。
そこで、日程調整をミーティング終わりに設ける次の理由です。

２．遠距離ならではの対応、無視

それは、直接確認する以外の方法だと反応を後回しにしたり、最悪無視するという方法もある、ということです。

電話であれば出ない選択肢もあり
メールであれば返信しないという選択肢もあります。
そして「すいません、忘れてました！」
と言う。
経験したことがあるのでは？

そういうことは直接会っていればありません。
目の前で自分が尋ねているのに
「すいません、忘れてました」
…ありえないですね（笑）

こんな風に、ミーティングを解散してから会議日程を決めることは大変難しいのです。
そしてこの日程調整をうまく取り付けるのは、もはや会議をうまく運ぶ力とはまた別の力が必要になってきます。

ですので、労力を最小限に抑えて極力会議の中身そのものに集中するため、日程は決めてしまいましょう。

大体、走りだしの会議やチームならしばらくは１週間に１回がちょうどよいでしょう。
会議をやりすぎてうるさいと言われても、それは保険なのですから、大事に至ってからでは遅いのです。